Uno de los aspectos fundamentales en el Registro Mercantil cuando hablamos de la gestión y cumplimiento normativo de una empresa, es la legalización de los libros societarios y contables. Este proceso es obligatorio para todas las sociedades mercantiles en España y garantiza la transparencia y seguridad jurídica de la actividad empresarial.
¿Qué libros deben presentarse en el Registro Mercantil?
Las empresas deben legalizar varios tipos de libros, cada uno con una función específica dentro de la gestión corporativa y contable.
Libros societarios
- Libro de actas: recoge los acuerdos adoptados en las juntas generales y reuniones del órgano de administración, reflejando las decisiones clave para la empresa.
- Libro registro de socios (para sociedades limitadas) o libro de acciones nominativas (para sociedades anónimas): detalla la titularidad y transmisión de las participaciones o acciones de la sociedad.
Libros contables oficiales
- Libro diario: donde se registran, de forma cronológica, todas las operaciones económicas de la empresa.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: incluye el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y otros documentos clave para conocer la situación financiera de la empresa.
¿Cómo y cuándo deben legalizarse estos libros?
Desde 2015, la legalización de los libros debe realizarse de manera telemática a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores. La empresa debe presentar los libros en formato electrónico dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Es decir, si el ejercicio económico coincide con el año natural, el plazo para la legalización finaliza el 30 de abril del año siguiente.
¿Por qué es importante cumplir con esta obligación?
El cumplimiento de esta normativa no solo evita sanciones o problemas legales, sino que también garantiza la transparencia en la gestión de la empresa, aporta seguridad jurídica a socios y terceros, y facilita la trazabilidad de las decisiones corporativas y de la contabilidad.
En definitiva, la correcta presentación de los libros oficiales en el Registro Mercantil es un paso esencial para cualquier sociedad que desee operar de manera ordenada y cumpliendo con la normativa vigente. Si tienes dudas, en Linsertec podemos asesorarte de manera profesional.
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