Tramitar una factura es una de las acciones más sencillas a las que se debe enfrentar cualquier autónomo o sociedad limitada en su día a día. Las formas de crear una factura pueden ser muy diversas, hoy en día todas pasan por los medios digitales; destacan Word y Excel como las herramientas más accesibles para crear una factura del tipo que sea.
¿Qué datos debe incluir una factura?
Una factura debe incluir una serie de datos obligatorios para que se considere válida y legal, entre estos encontramos los siguientes:
- Datos personales del emisor de la factura: estos datos incluyen el nombre completo del emisor, su domicilio y el NIF o CIF. En algunas facturas se añade su teléfono, aunque este campo no es obligatorio.
- Datos del remitente de la factura: estos campos son idénticos a los anteriores aunque rellenados con los datos personales de quien emite la factura, debe incluir el nombre completo, dirección y NIF o CIF. Es opcional también incluir un número de teléfono o correo electrónico.
- Fecha: no puede faltar en una factura, es importante que introduzcas la fecha del día de emisión.
- Concepto: es lo que se conoce como “descripción de la factura” y recoge el motivo por el que se realiza ese trámite, por ejemplo, “pago por servicio de publicidad” para una empresa que ha diseñado un cartel publicitario de una marca.
- Base imponible: total a pagar sin tener en cuenta impuestos, sí que se tiene en cuenta el IRPF y el IVA (21%). A esto se le puede añadir un campo específico en el que se detalla la retención del IRPF, para autónomos puede variar entre 7-15%.
- Importe total: este campo tiene que introducirse a continuación del anterior y especifica el importe total de la factura después de impuestos. Se calcula restándole el IRPF a la suma total de la base imponible, luego habrá que sumarle el IVA.
- Forma de pago: este último campo introduce el método de pago que se va a utilizar entre el emisor y el remitente, el más común y seguro es mediante transferencia bancaria.
Cómo hacer una factura con Excel
Excel es una de las herramientas más completas del paquete de Office, con ella puedes hacer facturas desde cero o modificar una simple plantilla para tardar tan solo unos minutos en completar la información.
En primer lugar, en la ventana principal podrás ver una selección de plantillas, elige la que indica “factura”. Si no encuentras estas plantillas siempre puedes introducir la palabra en el buscador de la parte superior derecha.
Una vez que hayas elegido el formato de factura que más se ajusta a tus necesidades, pulsa el botón “crear”. A continuación, podrás ver que se abre una página de Excel que podrás editar a tu gusto.
En el siguiente paso tendrás que rellenar los campos introduciendo el nombre de tu empresa y los datos específicos de la factura, en Excel puedes incluir el logotipo de tu empresa insertando imagen. No te olvides de comprobar que el formato de la moneda coincide con el que deseas realizar el pago, tendrás que aplicar la misma moneda a todas las celdas.
Esta opción es la más sencilla si deseas crear una factura sencilla con Excel, aunque siempre vas a poder exportar una de infinidad de webs que se dedican a crear plantillas. También puedes crear tu propia factura desde cero añadiendo todos los campos necesarios.
Otra opción similar es usar el editor de tablas de Google, completamente gratuito y en línea, de nombre Google Sheets.
Cómo hacer una factura de autónomo
Una factura de autónomo debe incluir los mismos datos que una factura para una sociedad limitada: datos personales del emisor y remitente de la factura, número de factura, fecha, concepto, base imponible (es opcional especificar el IVA y el IRPF), importe total y el método de pago.
En el caso de una factura de autónomo, es común que los datos del emisor aparezcan en la parte superior del documento, luego aparecen los del remitente. Una factura de un autónomo detalla mejor el concepto de la operación y muestra la aplicación del IVA y la retención del IRPF, algo que no siempre sucede en una factura a una empresa.
Para que la factura a un autónomo sea válida debe incluir correctamente los datos del emisor y remitente del pago, si no incluyese estos datos estaríamos hablando de un ticket o una factura simplificada.
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